Elenco dei programmi utili per l’ufficio

Qui di seguito c’è un elenco di programmi indispensabili per far funzionare l’ufficio:

• Microsoft Word: è uno di più polari e sicuramente tra i migliori software per l’elaborazione dei testi. Si possono creare documenti, biglietti da visita, modelli per preventivi ecc.… facile da usare ha decine di modelli pronti per documenti vari che occorre solo personalizzare.
• Microsoft Excel: altro grande programma per il calcolo e l’analisi dei dati. Con Excel si possono creare modelli per grafici, report, fatturazione, gestione contatti e molto altro, anche in questo caso disponibili modelli pronti da usare. Il programma è molto utile per la gestione dei dati aziendali, facilita il lavoro e la ricerca degli stessi.
• Browser per Internet: senza questo programma non si può accedere alla Rete, quindi alle informazioni e molti servizi, per esempio l’home banking. Nei sistemi Windows più recenti è disponibile Edge, tuttavia ci sono diverse altre valide alternative, esempio Chrome, Firefox e Opera tra quelli più popolari. Il browser è sicuramente uno dei programmi utili per l’ufficio senza il quale ogni azienda è fuori dalla Rete.
• Posta elettronica: il software più usato è stato sicuramente Outlook, oggi ancora disponibile nella versione consumer su ogni sistema Windows. Anche se, da qualche anno l’uso dei client è sempre meno necessario in quanto ci sono servizi online come Gmail e lo stesso Outlook. In ogni caso è fondamentale avere un proprio indirizzo e-mail per le comunicazioni commerciali.
• Gestione contabilità: è un po’ il cuore di ogni impresa, il gestionale commerciale è necessario per avere sotto controllo ogni flusso aziendale. Dal magazzino, ai clienti e fornitori, oltre che per la fatturazione elettronica ormai obbligatoria. Ci sono sul mercato diverse soluzioni, in media il costo per questi programmi è di circa 300/500 euro + un rinnovo annuale della licenza.
• Skype per comunicare: è il sistema per comunicare e avere contatti in tutto il mondo in modo del tutto gratuito. Anche quest’App, disponibile sia per desktop sia per smartphone, è entrata a far parte del gruppo Microsoft, presente in ogni sistema Windows. È possibile chiamare altri utenti che usano Skype gratuitamente o anche telefoni fissi e mobile via VoIP con tariffe telefoniche ridotte.

Questi in elenco sono gli strumenti indispensabili per ogni impresa, senza oggi, è quasi impossibile svolgere praticamente ogni attività necessaria per lavorare. Occorre quindi dotare ogni ufficio a partire dal più piccolo, di tutti questi sistemi per agevolare e svolgere ogni attività commerciale in totale efficienza!

Programmi gratuiti e Open Source per iniziare

Gli stessi programmi sopra elencati esistono anche in versioni Open Source, significa in pratica che il loro utilizzo è gratuito in virtù di una GPL (General Public Licence). Per coloro che voglio iniziare con un budget molto basso è possibile scaricarli dalla rete.

• Microsoft Office (Word, Excel e Power Point) è sostituibile in parte con Open Office o con la sua distribuzione spagnola Libre Office;
• Microsoft Outlook (Posta Elettronica) è sostituibile con Mozilla Thunderbird ed si può osare dire che sia anche meglio per il suo aspetto grafico ed usabilità;
• Skype che è una soluzione professionale può essere sostituita da WhatsApp Web oppure da Hangout di Google.

Conclusioni sui programmi utili per l’ufficio

Le soluzioni tecniche professionali e gratuite esistono tutte e sono rapidamente disponibili a tutti. L’importanza della formazione tuttavia è essenziale ed appoggiarsi ad una scuola di informatica per imparare ad usare questi programmi è essenziale.

Presso la scuola di informatica proponiamo percorsi di apprendimento e di coaching motivazionale per l’uso degli stessi dando una accelerata potente sia alle risorse umane aziendali sia ai liberi professionisti in cerca di una spinta verso una maggiore produttività.