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Imparare l’uso della posta elettronica

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Nei corsi di informatica sono tante le tematiche che si possono affrontare. Uno dei temi che deve essere affrontato obbligatoriamente è l’uso della posta elettronica. Anche se la comunicazione, specie a livello aziendale, è diventata meno formale è ancora necessario imparare ad usare correttamente la posta elettronica.

Le comunicazioni b2b (business to business) devono essere veloci, leggere e produttive. Questo non significa che si debba inviare comunicazione di scarso valore.

Indice:

Come si gestisce la posta elettronica?

La posta elettronica può essere gestita in molti modi diversi. Ogni azienda tende a personalizzare il proprio modo di conservarla, consultarla, inviare e rispondere ai messaggi.

Esistono 2 modi per gestire la posta elettronica: la gestione attraverso Client e quella attraverso la web-mail. Vediamo di cosa si tratta.

I client di posta elettronica

La parola client è piuttosto ostica agli italiani. Solitamente un client di posta elettronica non è altro che un programma che permettere di ricevere, inviare e gestire l’archiviazione dei messaggi di posta elettronica.

In pratica questi programmi non fanno altro che connettersi ai computer (server) che “smistano” la posta elettronica e la scaricano nel computer della persona che li deve leggere. Così come la ricevono questi programmi possono anche inviarla.

Il client ha il vantaggio di avere un’interfaccia grafica ideata appositamente per gestire la posta elettronica, la rubrica dei contatti, ed in quasi tutti i casi anche l’agenda giornaliera degli eventi e dei task.

Un client di posta elettronica è quindi uno strumento completo per la gestione delle comunicazioni di una azienda.

Tipi di client di posta elettronica

I 3 client più conosciuti sono rispettivamente:

  • Microsoft Outlook;
  • Mozilla Thunderbird;
  • Evolution.

Gestire la posta elettronica in web-mail

La web-mail è la modalità più conosciuta ed è quella modalità di consultare la posta elettronica tramite l’utilizzo di un Browser di navigazione web. Su un sito web dedicato solitamente si accede ad un proprio account personale usando una username e una password. Una volta entrate il sito web mostra una interfaccia grafica con un set di strumenti di base per la gestione della posta elettronica.

I vantaggi di utilizzare la web-mail

La web-mail è una modalità che risolve tanti problemi infatti permette di accedere alla posta elettronica anche solo utilizzando username e password. Non si ha più bisogno del computer e di conseguenza non si ha bisogno del programma di gestione in Client. Si entra in un albergo si chiede alla reception un computer in uso pubblico e si può consultare la posta elettronica.

La grafica dell’interfaccia grafica della posta elettronica è quella del sito web (Google, Yahoo, MSN, etc.…) che fornisce il servizio di posta elettronica. Solitamente la grafica è molto semplice per permettere a tutti di poterne fare uso con facilità.

Questa semplificazione “grafica” tuttavia ha prodotto una riduzione di molti strumenti che sono scomparsi o sono meno visibili rispetto ad un client. Spesso la riduzione delle funzioni non permette l’utilizzo professionale della posta e si finisce per commettere un gran numero di errori di gestione.

Gestire la posta elettronica tramite App

Le app sono un modo completamente diverso di gestire la posta elettronica. Le app non sono altro che programmi che funzionano molto bene su dispositivi smart (cellulari smartphone, tablet, smart TV).

Queste app hanno il grande difetto di avere i comandi ridotti al minimo. Si è consapevoli che su uno smartphone lo spazio su schermo a disposizione è assai ridotto e non è possibile avere gli strumenti tutti sotto mano.

Preparare una comunicazione email efficace

L’email deve prevedere un destinatario principale, facoltativamente dei destinatari secondari, un oggetto della comunicazione (il motivo per cui scriviamo), il corpo del testo, e naturalmente tutte le più adeguate forme di saluto.

In aggiunta non dimentichiamoci mai di provvedere con la nostra firma in calce ad ogni comunicazione.

I client di posta elettronica ci permettono di inserire la firma con la qualifica e i recapiti telefonici in modo automatico in fondo alla email.

La firma è una forma di cortesia perché spesso può accadere di non avere il numero di telefono del mittente e spesso è più semplice fare una telefonata di risposta piuttosto che rispondere con testi molto lunghi.

Nel corpo della comunicazione non si dimentica di evidenziare con alcuni grassetti i punti salienti della nostra email. Il colpo d’occhio aiuterà il nostro lettore a leggere il testo guidandolo con dei punti d’appoggio per l’occhio.

Un altro elemento che facilita la lettura è costituito dai punti elenco. I punti elenco aiutano moltissimo a leggere le liste di cose da fare. Aiutano anche chi deve scrivere la mail a fare un elenco ben strutturato.

Inviare un messaggio di posta elettronica

Quando inviare un messaggio di posta elettronica? La risposta potrebbe lasciarvi stupiti ed è … non subito.

Quando si scrive un messaggio di posta salviamo il messaggio in “bozze” e bisogna alzarsi dal posto di lavoro. Fare un giro della stanza, andare a prendere un caffè e tornare a leggere il messaggio che si è scritto.

Questo lasso di tempo ci permetterà di vedere il testo con occhio critico e di vedere meglio eventuali errori.

Salvare la nuova bozza nel computer e si passa ad un’altra attività. Riprendere per la terza volta la mail solo dopo una buona ora. Solo dopo l’ultima correzione si potrà eventualmente mandare il messaggio.

Mai mandare un messaggio di posta con troppa fretta. Bisogna ricordarsi sempre di essere precisi ed evitare il più possibile di commettere errori.

La posta elettronica: strumento ancora attuale?

Certo la posta elettronica è utile soprattutto per comunicazioni aziendali o per comunicazioni molto lunghe. Tuttavia è essenziale apprenderne l’uso in modo corretto nonché esercitarsi il più possibile per rendere questo meraviglioso strumento efficace ad ogni nostra comunicazione.

La posta elettronica non verrà mai sostituita da altri mezzi di comunicazione. Anche se la comunicazione si fa sempre più evoluta i vari canali si integrano in modo complementare fra di loro.

Un corso di informatica completo prevede naturalmente l’apprendimento dei client di posta nonché la corretta “governance” dell’intera messaggistica.