Pianificazione delle attività ricorrenti

Qualche esempio delle principali attività da pianificare:

Appuntamenti quotidiani:

• Pulizia del tavolo e dell’ambiente di lavoro;
• Pianificazione delle attività giornaliere e preparazione “To Do List”;
• Pianificare dei tempi per i contatti esterni: e-mail, telefonate, invio newsletter, richiesta di contatto, gli appuntamenti, i tempi di trasferimento e trasporto, ecc. ...

Appuntamenti settimanali:

• Prendere possesso del lavoro, creare la visione mentale degli obiettivi e di come si vuole raggiungerli;
• Pulizia del desktop e dei file;
• Pulizia e riordino della posta elettronica;
• Sessione di apprendimento per “serendipity”.

Appuntamenti mensili:

• Pulizia del computer, deframmentazione e scansione approfondita antivirus.
• Disinstallazione vecchi programmi inutilizzati... perché è inutile che ci illudiamo, il consiglio di non installare programmi shareware, freeware o simili, ma la curiosità sarà così grande che si finirà per provarne alcuni. Programmare un appuntamento periodico per disinstallare quelli inutilizzati;
• Riorganizzare e riordinare la suddivisione in cartelle del disco rigido. Eliminazione di vecchi file obsoleti o duplicati;
• Dedicate del tempo alla formazione. Informarsi, leggere e studiare in modo organizzato riguardo la propria area di interesse professionale andando alla ricerca di testi, e-book, guide online e professionisti con i quali scambiare opinioni;
• Osservare quello che fanno gli altri, interagire e scambiare informazioni;
• Gestire, ampliare, aggiornare la propria “base di conoscenza”.

Mantenere il focus lavorativo senza distrazioni

Per mantenere il focus sul lavoro non bisogna fare affidamento solo sulla capacità di concentrazione, sulla capacità organizzativa. Se il lavoro al computer implica un moltitudine di lavori differenti da svolgere, diversi per natura, diversi per metodo rischiate continuamente di deviare dal obiettivo e di trovarsi invischiati in attività che non c'entrano nulla con il obiettivo.

Prima di tutto è necessario avere una visione chiara di dove si vuole arrivare, di quali sono i risultati che si vuole ottenere. Questo è solo l'inizio.

Ho già anticipato l'idea di pianificare il lavoro: bisogna suddividerlo in piccole unità lavorative.

Utilizzare un'agenda elettronica e mettere degli “alert” per scandire il tempo e ricordarsi costantemente le attività che si ha da svolgere.

Non bisogna riempire la scrivania di Post-it ma neppure il desktop del PC. Le attività di una giornata si possono tranquillamente scrivere su un singolo foglio, a mano a mano che le elaborerete depennatele e andare avanti.

Un modo per mantenere il focus sul proprio lavoro è mantenere un ritmo costante sulle proprie attività. È vero che in alcuni momenti della giornata ci si sente più creativi o più produttivi ma è anche vero che eccedere nel ritmo lavorativo potrebbe farsi consumare senza riuscire a completare il programma di lavoro.

Alcuni hanno bisogno di assoluto silenzio per trovare la concentrazione tuttavia alcune volte ascoltare una musica d'ambiente, dolce, ad un volume non troppo alto può facilitare la concentrazione, nasconde i rumori provenienti dall'interno e crea una ripetitività rasserenante.

Procurarsi una bottiglia d'acqua e bevete, il lavoro al computer può diventare anche molto “assorbente” ci si dimentica facilmente di andare a bere o addirittura di alzarsi per andare al bagno.

Le pause regolari, lo si ha già visto nelle pagine precedenti, aiutano la creatività e la soluzione dei problemi. Si decomprime il proprio stato di tensione interna e si torna al lavoro con una maggiore lucidità. Questo facilita, ovviamente, anche il recupero della propria concentrazione.