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Perché è importante gestire il tempo e gli impegni

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Il tempo non è un oggetto materiale. Di fatto il tempo... non esiste... Riguarda, in realtà, il tempo è percettibile a partire dalle variazioni e dai movimenti dello spazio. La lancetta che si sposta è una variazione di spazio e questo ci dà la percezione di qualcosa che accade. Il tempo è quindi “ciò che accade”. Se si rimane fermi su una sedia il tempo sembra non trascorrere mai. Ma se si lavora intensamente tutta la giornata il tempo sembra volare via.

Più spesso la gestione delle attività (nel tempo) di lavoro è scandita dall'esecuzione di operazioni urgenti.

Come asseriva l'ex presidente degli Stati Uniti D.D. Eisenhower “Le cose davvero importanti sono raramente urgenti e le cose urgenti sono raramente davvero importanti. Le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione”.

Non bisogna lasciare che le cose poco importanti diventino urgenti. Se si fa riferimento ad una elenco “Just Do It” (una lista delle cose da fare) si potrebbe tranquillamente scandire il tempo di lavoro in modo da svolgere ognuna di queste operazioni nel tempo che merita.

Se si riesce a fare uso della lista degli impegni spesso si potrebbe scoprire che si ha più tempo di quanto si creduto.

Quindi un primo modo per gestire il tempo è definire cosa. Solo allora si può attribuire a ciascuna attività una quantità di tempo definita per svolgerla.

Tecnica del pomodoro per gestire i "task"

È una tecnica molto conosciuta che consiste nell'acquistare un timer di quelli da cucina (un pomodoro, un limone, una cipolla...). Nel momento in cui si inizia a svolgere una delle attività scritte sul elenco le si attribuisce un limite di 20-25 minuti. In quel lasso di tempo ci si deve impegnare a riuscire a terminare quell' attività.

Premesso che ovviamente non tutte le attività si possano concludere in soli 20-25 minuti, questo metodo ha il pregio di sollecitarci ed essere più veloci. Un altro vantaggio è quello di darci una maggior percezione del trascorrere del tempo (avete presente il ticchettio?) e di conseguenza sfruttare con maggior sollecitudine il tempo.

Il tempo trascorso al computer sembra essere fermo o scorrere più lentamente. Così non è, tutti sanno che il tempo scorre sempre nello stesso modo. Il lavoro ci fa sembrare che il tempo trascorra più lentamente o più velocemente a seconda se siamo impegnati, completamente assorbiti o annoiati.

La tecnica del pomodoro o della cipolla o semplicemente del timer sul tavolino ci dà una dimensione del tempo ed anche se il ticchettio sul tavolo può sembrare noioso in realtà il suo effetto è metterci un po' di sana prescia.

Gestire e proteggere il tempo di lavoro

“Chi ha tempo non aspetti tempo...”

“Non troverai mai per caso il tempo per fare le cose. Se ti serve tempo devi riuscire a creartelo” Charles Buxton (filantropo)

Esistono decine di aforismi sul tempo, questo perché essendo una risorsa intangibile e scivolosa come il sapone, sembra finire per essere scarsa ed ingestibile. Se si vuole essere precisi il tempo non è gestibile. Si possono solo scegliere le attività da svolgere in un determinato intervallo di tempo.

Non si può fare tutto ma si può fare bene o nel modo più eccellente solo poche cose. Stabilite cosa si può fare e farlo.

Nel momento in cui si è deciso di svolgere una certa attività si ha il coraggio di iniziarla prima possibile e isolandosi per portarla a termine. Questo significa non tanto proteggere il tempo ma proteggere le attività e il programma di lavoro.

Evitare il multitasking con l'informatica

Evitare il multi-tasking. È un errore frequente quello di aprite un gran numero di programmi alla volta. Questo comportamento può dare vari problemi: il computer potrebbe diventare lento o comunque mandare in conflitto applicazioni troppo diverse fra loro.

Non bisogna aprire troppi applicativi, come anche non iniziare più attività in contemporanea riguarda soprattutto l'efficienza del lavoro.

C'è il rischio di confondere le attività, anche quando si ha la fama di essere le persone più lucide del mondo.

Inoltre il multi-tasking è potenzialmente dannoso per il lavoro perché c'è sempre il rischio di poter perdere qualche informazione o qualche documento. Il classico esempio è la chiusura di un documento senza aver provveduto al salvataggio.

In alcuni momenti, con ostinazione, è capitato di rispondere “No” ad una richiesta di salvataggio da parte di un applicativo di un documento corrente sul quale si stava lavorando. È il miglior modo per perdere mezza giornata di lavoro o semplicemente qualche idea preziosa.

Anche se molti applicativi sono provvisti di un sistema di salvataggio automatico (es. Salvataggio ogni 5 minuti) il rischio della perdita di dati e di lavoro è ancora troppo presente.

Dedicare intervalli di tempo specifici per ciascuna attività favorisce inoltre il mantenimento della concentrazione.