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Gestione dei file e delle informazioni sul Computer

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Premessa di buon senso sulla gestione dei file...

Visto che stiamo parlando di informatica ci aspettiamo tutti, in qualche modo di capire come fare a gestire agevolmente i file e le informazioni all’interno del nostro computer.

Se informatica significa “informazione automatizzata” non significa però che il “personal computer” risolva tutti i nostri problemi al posto nostro.

Nel momento stesso, infatti, in cui storicamente il computer è diventato “personale” l’ordine e la sistemazione dei file e delle informazioni in un computer sono diventate “personalizzabili”.

E’ richiesto l’intervento dell’individuo per ritrovare l’ordine  delle cose.

Imprimere “ordine” alla realtà di fatto è un atto di violenza alla che sottrae libertà.

Se prima l’informazione era controllata centralmente da un “main frame” ora l’informazione distribuita liberamente nei “personal computer”.

Con il “web” e con “cloud” questa “libertà d’espressione” e personalizzazione ha raggiunto il massimo grado del caos.

Quindi in fin dei conti l’informatica è arrivata ad un punto che ha mostrato tutti i suoi limiti.

Il problema del disordine e della confusione non è un problema di spazio, è una questione di conoscenza. Se, come sembrerebbe, anche l’informatica è una “post produzione della conoscenza” allora si impone un una riflessione importante: prima di tutto è necessario un lavoro assai più complesso intorno alla razionalizzazione del nostro “sapere” senza il quale  difficilmente riusciremo a mettere ordine nel nostro mondo lavorativo.

Gestione di piccole quantità di informazioni

Questo articolo è inteso per tutti coloro che vogliono capire come ordinare i file nell’ambito dell’uso domestico di PC o nel caso in cui si stia lavorando come lavoratori freelance.

Le aziende di grandi dimensioni hanno sistemi di raccolta e stoccaggio delle informazioni completamente diverse e con un livello di complessità molto superiore alla semplice conservazione di file documentali.

Il libero professionista, il principiante che usa il computer a casa per questioni private è maggiormente esposto, invece, al disordine e alla potenziale perdita di documenti.

Ricordiamoci prima di tutto che file (come documenti testuali o immagini) organizzati in modo disordinato possono anche rallentare la nostra produttività.

Confusione a portata scrivania

Il primo luogo dove si accumula documenti e file è proprio il cosiddetto “desktop” ovvero la scrivania del nostro computer… più precisamente la schermata principale che vi viene proposta quando apriamo il nostro computer.

Lavorando generiamo una quantità senza fine di documenti e di cartelle d’archivio. Dopo aver acquistato un computer nuovo e dopo appena qualche mese di lavoro il nostro desktop è stranamente già pieno di file e icone.

In questo caos si nascondo, mischiati fra loro, documenti di nessuna utilità con documenti importanti che non devono andar persi per nessun motivo.

Sistemazione o etichettatura?

Sistemazione delle informazioni significa inserimento (con il conseguente accentramento della logica organizzativa) o etichettatura (lasciando aperta la classificazione all’esperienza e alla mutazione temporale)?

Sistemazione

Per sistemazione si intende un metodo di archiviazione e classificazione che prevede l’adozione di un criterio organizzativo (per data, per tipo, per numero) e che sia costruito secondo una struttura ad albero. Questo tipo di organizzazione delle informazioni però risulta essere una gabbia del tutto rigida nella quale vengono incasellate le informazioni e i file.

Facciamo un caso esemplificativo per rappresentare quanto può essere rigida una sistemazione di tipo canonico. Immaginiamo di voler catalogare delle foto. Se etichettiamo per data le nostre foto non potremo fare delle ricerche che ci aiutano a capire cosa contengono le foto. Esempio: foto di con familiari, foto con bambini, foto con soggetti specifici.

Non possiamo sempre corredare le cartelle di file informativi sul contenuto delle cartelle stesse. Se cerchiamo una foto contenente un parente dovremo fare mente locale in quale data lo abbiamo incontrato. E’ così che la sistemazione per criterio “data” diventa un modo piuttosto scarso per poter ritrovare specifici contenuti.

Altro esempio più semplice una foto di una “mela“ andrebbe classificata nel contenitore o nella cartella “Cibo” e poi “frutta“. Eppure la mela potrebbe essere anche catalogata nel contenitore “botanica” e poi “frutti”. Ulteriore problema se la foto contiene l’immagine di una mela e di un bicchiere di vino. Saremmo costretti a duplicare la foto per inserire una copia nella cartella “bevande”.

Questo problema è stato risolto con il sistema delle etichette.

Etichettatura

Quando un oggetto all’interno di un computer (file, documento, foto o programma) appartiene a più di una categoria concettuale può essere utile l’etichettatura piuttosto che la classificazione in cartelle.

Abbiamo visto quanto è complesso effettuare una scelta di ordinamento alle categorie concettuali dando ed anche trovare il nome più appropriato che la identifichi.

A risolvere questo problema ci vengono in aiuto le cosiddette etichette ovvero “parole” che esprimono un concetto o una chiave di interpretazione del contenuto di quell’oggetto.

In alcuni casi i file possono contenere argomenti diversi e quindi necessitano di più di una etichetta per identificare il contenuto.

L’etichettatura è possibile, in ambiente M.S. Windows, grazie alle proprietà dei file. Cliccando su un file con il tasto destro si può ottenere il menu contestuale relativo a quel file. Una volta cliaccato sulla voce di menu “Proprietà” otterremo una finestra grazie alla quale possiamo leggere e definire le proprietà informatiche del file.

Cliccando sulla linguetta “Dettagli” della suddetta finestra otterremo proprietà avanzate del file in oggetto. Cliccando su Tag potremo inserire tante etichette quante sono gli argomenti contenuti in quel file.


lo svantaggio di questo tipo di elaborazione è che è più lunga e richiede una certa attenzione.

Non bisogna commettere errori di digitazione e c’è sempre il rischio di dimenticarsi di inserire “etichette” significative per il contenuto di quel file.

Proprio per questi motivi il sistema dell’etichettatura non ha avuto molto successo ne per i liberi professionisti, né per le piccole medie aziende. Tantomeno questo sistema è stato mai realmente utilizzato in ambiente domestico.

Se ogni volta, infatti, che elaboriamo un documento dovessimo preoccuparci di etichettare quel determinato file i tempi di lavoro si allungherebbero di molto.

Cercare un file all’interno del computer

Se il problema è cercare un file all’interno del computer allora ci si può più facilmente rivolgere al motore di ricerca interno del sistema di esplora risorse, quello che ci consente di vedere le cartelle del computer.

Si tratta di un modo rudimentale ma efficace.

Possiamo quindi concludere che il sistema di ordinamento più efficace per l’ordinamento dei file è certamente quello della suddivisione in cartelle tematiche. Probabilmente qualcosa ci sfuggirà e commetteremo certamente errori di organizzazione. Rimane però il modo più veloce per fare ordine.

Per ritrovare i file all’interno del nostro computer ci accontenteremo (e non è poco) di utilizzare il sistema di ricerca dei file già integrato nel nostro sistema operativo.

 

Letto 1388 volte Ultima modifica il Domenica, 23 Settembre 2018 14:57
Giorgio Carrozzini

E' nato a Roma nel 1972, dopo un lungo e burrascoso percorso formativo scopre il suo interesse profondo per l’informatica. Lavora presso il Zurigo Assicurazione come consulente telefonico seguendo tutto il percorso produttivo delle polizze auto.
Lavora presso BNL Direct Services come exevutive in monitoraggio e reporting sviluppando sempre più approfondite capacità di gestione dei mezzi informatici.
Dopo numerose ed interessanti esperienze lavorative trova la sua vera vocazione come consulente libero professionista in competenze ICT.
Realizza siti internet e organizza corsi di formazione per giovani e adulti in materia di prima alfabetizzazione informatica.

 

Sito web: www.creazione-siti-joomla.com/