Gestire efficacemente computer, programmi e applicazioni

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Organizzare gli archivi e le cartelle

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Organizzare gli archivi è una delle attività che può far perdere molto tempo ma se fatta periodicamente e nel modo corretto può rendere più efficace la ricerca dei nostri file.
Stiamo parlando degli archivi contenenti documenti e file di ogni tipo.

Il momento dell'archiviazione può ripetersi numerose volte durante l’esecuzione di un progetto di lavoro.
Il problema chiave dell'archiviazione è trovare la sistemazione corretta e l'ordinamento che rispecchi il più possibile la struttura del nostro progetto.

Prima di tutto, lo abbiamo già detto, non è positivo salvare i file sul desktop, si finirebbe per riempire la superficie del desktop e non trovare più i documenti e i file che ci servono per lavorare.
Il desktop di fatto è solo una porzione di disco rigido all'interno del vostro account utente. Un luogo–non luogo che serve ad identificare la superficie di lavoro del vostro computer. E' un concetto talmente astratto che è perfino difficile spiegare dove si trovi.

Quando accendiamo il computer e il sistema operativo è stato caricato si effettua l'accesso al proprio account e la prima schermata è quello che solitamente viene chiamato desktop.

Quando apriamo un programma idealmente questo si apre in un riquadro (finestra) che si sovrappone al desktop. In realtà questo non ha senso poiché il desktop è anche una cartella dell'albero delle cartelle. Senza però entrare nello specifico e nel tecnico, quello che interessa è sapere che il desktop si trova nelle cartelle personali dell'utente e che in questa cartella particolare è possibile salvare documenti.

Ogni volta che posiamo provvisoriamente un documento su questa cartella il desktop deve mostrare a monitor la sua icona corrispondente. E' un lavoro per la CPU oltre che per la memoria RAM.

Avere un desktop vuoto è essenziale per la vostra sopravvivenza...

Sconsigliato anche salvare i file nelle cartelle del disco rigido primario sul quale gira il sistema operativo. Abbiamo detto che una delle cose utili da fare è procurarsi un disco rigido esterno sul quale salvare i propri documenti personali mentre possiamo usare il disco rigido primario per installare solo ed unicamente i programmi con i quali intendiamo lavorare.

Abbiamo capito che può essere utile dividere un disco rigido esterno in tante aree, scatole (partizioni) quante sono i gruppi tematici delle nostre attività (es.il gruppo dei file personali, il gruppo dei file di lavoro). Un altro modo è quello di avere un disco rigido diviso in partizioni per ogni singolo membro di una famiglia. E' il caso in cui tutti membri di una famiglia utilizzano lo stesso computer.
All'interno di queste partizioni potremo suddividere lo spazio nel modo che preferiamo, per esempio aprire una nuova cartella per ogni tema lavorativo.

Facciamo un semplice e concreto esempio di come un giornalista freelance potrebbe organizzare i propri articoli:

  • LABORATORIO GIORNALISTICO
    • ARTICOLI - 2015
      • ARTICOLO 1
        • File di testo
        • Reportage fotografico
        • Fonti
      • ARTICOLO 2
        • File di testo
        • Reportage fotografico
        • Fonti
      • [...]
    • ARTICOLI - 2016
      • ARTICOLO 1
        • File di testo
        • Reportage fotografico
        • Fonti
      • - ARTICOLO 2
        • File di testo
        • Reportage fotografico
        • Fonti
    • [...]

Un esempio per conservare la documentazione amministrativa e fiscale

  • AMMINISTRAZIONE LIBERA PROFESSIONE
    • PREVENTIVI OUT
    • PREVENTIVI IN
  • FATTURE AVERE
    • ANNO 2015
      • Fattura 001-2015
      • Fattura 002-2015
      • Fattura 003-2015
      • [...]
    • ANNO 2016ì
      • Fattura 001-2016
      • Fattura 002-2016
      • Fattrua 003-2016
      • [...]
    • [...]

Si potrebbe continuare all'infinito. Sembra un esempio banale e una classificazione scontata, in realtà mantenere aggiornato ed ordinato un archivio di questo genere non è una cosa così immediata.
Ovviamente la catalogazione delle informazioni non deve rispettare un ordine universalmente riconosciuto; siamo nell'era del “tutto è relativo" e i computer sono “personal” per definizione, ognuno ha il sacrosanto di diritto di organizzare il proprio lavoro nel modo preferito purché (e qui voglio insistere) per ritrovare le informazioni il criterio di sistemazione e classificazione funzioni correttamente e faciliti il realmente il vostro lavoro. Il modo in cui organizzate le informazioni deve avere i suoi risvolti pratici ovvero:: farvi risparmiare tempo; spazio sul disco; impedirvi di perdere i vostri file.
Il criterio dell'ordine deve essere assolutamente rigoroso, da questo punto di vista non ci sono altre scelte, è necessario attenersi ad un sistema di classificazione il più preciso possibile.
Impostare un lavoro di questo genere implica prima di tutto che si abbia la possibilità di chiarire nel dettaglio i propri obiettivi ma anche le proprie  competenze.
Avere chiaro quello che siamo in grado di fare, saperlo organizzare, gestire e presentare (non solo agli altri ma anche a noi stessi) è di fondamentale importanza.
Accade una cosa curiosa e cioè che nel momento stesso in cui comincerete a fare ordine nelle vostre cartelle vi renderete conto di come quello che pensavate fosse estremamente chiaro nella vostra testa non è invece così facile da spiegare, ordinare e mettere in pratica nella realtà.
Dividere il proprio lavoro in cartelle organizzate è il primo passo concreto per costringersi a fare ordine e a creare la propria mappa mentale della  conoscenza.
E' un lavoro che inizia... ma che in verità non ha mai fine. Si continua tutta la vita a mettere ordine nella propria conoscenza nonché, chiaramente, nel proprio lavoro.
L'attività di suddivisione in cartelle, l'archiviazione dei file è quindi un'altra delle attività periodiche che vanno pianificate nel proprio calendario di lavoro. 

Letto 2973 volte Ultima modifica il Sabato, 02 Dicembre 2017 15:46
Giorgio Carrozzini

E' nato a Roma nel 1972, dopo un lungo e burrascoso percorso formativo scopre il suo interesse profondo per l’informatica. Lavora presso il Zurigo Assicurazione come consulente telefonico seguendo tutto il percorso produttivo delle polizze auto.
Lavora presso BNL Direct Services come exevutive in monitoraggio e reporting sviluppando sempre più approfondite capacità di gestione dei mezzi informatici.
Dopo numerose ed interessanti esperienze lavorative trova la sua vera vocazione come consulente libero professionista in competenze ICT.
Realizza siti internet e organizza corsi di formazione per giovani e adulti in materia di prima alfabetizzazione informatica.

 

Sito web: www.creazione-siti-joomla.com/