Organizzare il proprio lavoro e i propri appuntamenti è di fondamentale importanza per qualsiasi professionista.
Per fare questo è sufficiente prenderne nota su un foglio di word o gestire questi appuntamenti su un foglio di excel. Nella migliore delle ipotesi gli impegni ricorrenti della nostra attività possono essere annotati sull'agenda elettronica, nel calendario della posta elettronica o sul nostro Goolge Calendar. Sta a noi scecliere il supporto migliore per prendere nota di quello che dobbiamo fare.
Pianificare i nostri appuntamenti è il primo passo dell'organizzazione periodica del nostro lavoro.
Vediamo qualche esempio delle principali attività da pinificare:
Appuntamenti quotidiani:
- Pulizia del tavolo e dell’ambiente di lavoro;
- Pianificazione delle attività giornaliere e preparazione “To Do List”;
- Pianificare dei tempi per i contatti esterni: e-mail, telefonate, invio news-letter, richiesta di contatto, gli appuntamenti, i tempi di trasferimento e trasporto, ecc...
Appuntamenti settimanali:
- Prendere possesso del vostro lavoro, creare la visione mentale dei vostri obiettivi e di come volete raggiungerli.
- Pulizia del desktop e dei file.
- Pulizia e riordino della posta elettronica.
- Sessione di “apprendimento per serendipity”.
Appuntamenti mensili:
- Pulizia del computer, deframmentazione e scansione approfondita antivirus.
- Disinstallazione vecchi programmi inutilizzati... perché è inutile che ci facciamo false illusioni, il consiglio di non installare programmi shareware, freeware o simili ve l'ho dato ma sono perfettamente consapevole che la curiosità vi consumerà dall'interno e finirete per provarne alcuni. Programmate un appuntamento periodico per disinstallare quelli inutilizzati.
- Riorganizzare e riordinare la suddivisione in cartelle del vostro disco rigido. Eliminazione di vecchi file obsoleti o duplicati.
- Dedicate del tempo alla vostra formazione. Informarsi, leggere e studiare in modo organizzato riguardo la propria area di interesse professionale andando alla ricerca di testi, e-book, guide online e professionisti con i quali scambiare opinioni.
- Osservare quello che fanno gli altri, interagire e scambiare informazioni.
- Gestire, ampliare, aggiornare la propria “base di conoscenza”.
Quelli elencati qui sopra sono tutti appuntamenti ricorrenti. Sono appuntamenti che possono essere gestiti da una segreteria ma che coinvolgono tutta l'organizzazione aziendale.
Imparare ad organizzare il proprio lavoro e la propria agenda è essenziale perché tutto funzioni per il meglio.
