La posta elettronica è un mezzo di comunicazione che ha letteralmente stravolto il nostro modo di lavorare e di comunicare.
Prima di tutto va tenuto presente che la comunicazione scritta ha un valore e una forza totalmente diversa rispetto alla comunicazione verbale. Mancano completamente gli elementi di meta-linguaggio ovvero tutte le espressioni facciali, tono della voce e gestualità del corpo che normalmente accompagnano il linguaggio in un incontro dal vivo.
Questa carenza facilita ovviamente i rapporti di lavoro ma complica la comunicazione ingenerando spesso malintesi sul senso generale delle frasi.
Quando rispondete ad una mail di lavoro fate in modo di inoltrare anche il contenuto della domanda. Se nel contenuto della mail trovate più di una domanda potete rispondere punto per punto intercalando la vostra risposta al testo del richiedente. Potete selezionare un colore diverso per evidenziare la vostra risposta.
Ricordatevi di precisare all’ inizio della risposta con una formula di cortesia come:
“Gentile Sig. Tal dei Tali, le rispondo punto per punto alle sue domande...”.
E' un modo molto efficace per consentire al richiedente di contestualizzare correttamente la vostra risposta.
MEDOTO: Gestire la posta elettronica
- Non rispondere alle mail sull'onda dell'emotività.
- Usare l'oggetto per indicare precisamente il contenuto della mail.
- Inserire sempre i propri recapiti nella propria posta di lavoro.
- Gestire diversi account per diversi scopi (lavoro-personale)....
- Organizzare le cartelle di posta in arrivo.
- Conservate i messaggi del solo anno passato.
- Utilizzate l'etichettatura dei messaggi per individuare quelli importanti.
- Non procrastinate troppo le risposte ai messaggi. Chi vi scrive aspetta una risposta.
- Ricordatevi di allegare la domanda alla risposta è ridicolo ricevere messaggi di cui non si conosce oggetto o addirittura risposte a utenti che non si ricorda neppure di aver contattato.
- Imparate le regole della “netiquette” ovvero le regole di buona cortesia per la composizione dei messaggi elettronici.
