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Introduzione alla posta elettronica

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La posta elettronica La posta elettronica

Sulla questione della posta elettronica va fatto un ragionamento piuttosto complesso.

La posta elettronica è di fatto un mezzo che ha rivoluzionato la comunicazione, sia quella fra individui nella loro vita privata, sia nel mondo del lavoro, a livello aziendale, fra collaboratori e liberi professionisti.

Alla fine degli anni '90 era molto in uso la cosiddetta web mail, la posta elettronica che si consultava direttamente online su appositi portali che fornivano tale servizio.

Con l'avvento dei client di posta elettronica Outlook Express, Microsoft Outlook, Lotus Note, Evolution, e molti altri non è stato più necessario consultare la posta elettronica direttamente online.

Il client di posta elettronica (ovvero il software per la gestione della posta elettronica) scarica la posta direttamente sul PC. Se ci si disconnetteva da Internet si possono continuare a leggere in tutta calma i messaggi di posta elettronica tramite il propri client.

Il client di posta elettronica è utile perché consente di conservare e archiviare in ordine i vecchi messaggi. Lettere alle quali rimaniamo particolarmente affezionati, qualche messaggio di avvenuta registrazione a qualche portale o sito utile.

Quando si dimenticano un nome utente o una password, nei migliori siti web è possibile effettuare il recupero dei dati di accesso inserendo semplicemente l’indirizzo di posta elettronica.

La tendenza, di fatto, dovrebbe essere quella di ritornare ad utilizzare la web-mail ovvero il servizio di posta elettronica consultabile direttamente online.

I vantaggi di gestire la posta elettronica direttamente online sono numerosissimi:

  • Niente backup dei vecchi messaggi;
  • Niente virus sul nostro computer;
  • Niente posta elettronica indesiderata;
  • Accessibilità da qualsiasi computer nel mondo.

Bisogna riuscire ad essere elastici, flessibili rispetto alle nuove tendenze. L'ideale è utilizzare in parallelo entrambi i sistemi, sia la web-mail che il client di posta elettronica.

Scelta dell'indirizzo e-mail

Scegliere l’indirizzo di posta elettronica in modo chiaro e preciso. Scegliere quindi un indirizzo con il nome e cognome in modo che siano facili da memorizzare, facili da digitare, unici. Un errore tipico è quello di scegliere un indirizzo con numeri o abbreviazioni. Es. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. dovrebbe invece essere Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Se il nome e cognome è stato già utilizzato da un vostro omonimo dovete fare in modo di elaborare qualcosa di creativo che comunque rispetti criteri di semplicità.

Metodo                                     

  • Decidere se volete utilizzare un servizio di posta elettronica web based oppure utilizzare un client di posta;
  • Procurarsi un account di posta elettronica presso i più noti motori di ricerca. Questi offrono un indirizzo di posta elettronica sicuro. Associato al proprio account di posta elettronica sarà fornito automaticamente il servizio di web-mail per la consultazione della posta direttamente online. Il servizio di antispam contro la pubblicità indesiderata, il servizio antivirus;
  • Scegliere un nome semplice da ricordare e facile da digitare (es. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.);
  • Scegliere una password complessa quanto basta da non essere scoperta (saranno sufficienti 8-9 caratteri composti di lettere e numeri per avere una password sufficientemente sicura);
  • Se necessario scegliere un client di posta elettronica. Fra i molti a disposizione si può scegliere tranquillamente anche fra quelli gratuiti. Mozilla Thunderbird è un eccellente client di posta ed è provvisto di componenti aggiuntivi per poter gestire anche la agenda ed il elenco di attività da svolgere. Questo genere di software lo si può scaricare comodamente da internet utilizzando il vostro browser per navigare. Una veloce ricerca su un motore di ricerca farà trovare subito quello di cui si ha bisogno. Altre due valide alternative sono Eudora e Incredimail. Inutile fare troppi tentativi se non si hanno idea della differenza installate il migliore. Il momento più importante non è la scelta ma l'apprendimento del suo funzionamento;
  • L'utilizzo di un client di posta elettronica come Thunderbird non esclude la possibilità di consultare la posta direttamente dalla web-mail.

Posta elettronica senza stress

La posta elettronica è un mezzo di comunicazione che ha letteralmente stravolto il modo di lavorare e di comunicare.

Prima di tutto va tenuto presente che la comunicazione scritta ha un valore e una forza totalmente diversa rispetto alla comunicazione verbale. Mancano completamente gli elementi di meta-linguaggio ovvero tutte le espressioni facciali, tono della voce e gestualità del corpo che normalmente accompagnano il linguaggio in un incontro dal vivo.

Questa carenza facilita ovviamente i rapporti di lavoro ma complica la comunicazione ingenerando spesso malintesi sul senso generale delle frasi.

Quando rispondere ad una mail di lavoro fare in modo di inoltrare anche il contenuto della domanda. Se nel contenuto della mail si trova più di una domanda si può rispondere punto per punto intercalando la risposta al testo del richiedente. Si può selezionare un colore diverso per evidenziare la risposta. Bisogna ricordarsi di precisare all’inizio della risposta con una formula di cortesia come:

Gentile Sig. Tal dei Tali, le rispondo punto per punto alle sue domande...”.

È un modo molto efficace per consentire al richiedente di contestualizzare correttamente la risposta.

Metodo: come gestire la posta

  • Non rispondere alle mail sull'onda dell'emotività;
  • Usare l'oggetto per indicare precisamente il contenuto della mail;
  • Inserire sempre i propri recapiti nella propria posta di lavoro;
  • Gestire diversi account per diversi scopi (lavoro-personale) ...;
  • Organizzare le cartelle di posta in arrivo;
  • Conservare i messaggi del solo anno passato;
  • Utilizzare l'etichettatura dei messaggi per individuare quelli importanti;
  • Salvare il messaggio in bozze e fatevi una passeggiata;
  • Usare il sistema di etichettatura dei messaggi;
  • Non procrastinare troppo le risposte ai messaggi. Chi scrive aspetta una risposta;
  • Ricordarsi di allegare la domanda alla risposta è ridicolo ricevere messaggi di cui non si conosce oggetto o addirittura risposte a utenti che non si ricorda neppure di aver contattato;
  • Imparare le regole della “netiquette” ovvero le regole di buona cortesia per la composizione dei messaggi elettronici.