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La "To Do List": pianificare le attività in modo semplice

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Bisogna essere metodici e sistematici, il lavoro produttivo in certi momenti può sembrare anche ripetitivo ma tenendo presente il obiettivo tutto diventerà più semplice.

Niente è più frustrante del lavorare continuando a chiedersi: “ma perché sto facendo questo?”

Cosa c'entra la pianificazione con i computer: sono convinto che la pianificazione realizzata per mezzo di un computer, oltre che essere più veloce e flessibile è anche più efficace.

Come scrivere la "to do list"

Preparare un elenco delle attività e indicare un valore di priorità decrescente. Una priorità 0 è una priorità assoluta, si tratta di una cosa urgentissima da fare, che non può essere procrastinata ulteriormente. Più è altro il grado di priorità meno sarà urgente la cosa da fare.

Quando un lavoro è molto complesso e si sta preparando l’elenco bisogna tener contro di suddividere ciascuna delle macro attività in sotto-attività che servano a completare l'intero lavoro.

Non bisogna iniziare necessariamente dalle attività urgenti, ma cominciare dalla attività tecnicamente più problematiche; queste attività, infatti richiederanno freschezza mentale, lucidità e sempre tempo aggiuntivo che non si è stimato.

Le attività più semplici, benché numerose, vengono svolte in meno tempo. Probabilmente saranno anche le più piacevoli e saranno completate con più facilità.

Strutture l'effetto Zeigarnik nel lavoro

Spesso una “To Do List” è una rappresentazione astratta delle migliori intenzioni di lavoro. Proprio perché è slegata dalla realtà rischia di rimanere sempre un elenco di cose incompiute.

Come fare per portare a termine l’elenco di cose da fare?

Sole la To Do List potrebbe non bastare, allora bisogna usare dei trucchi per ingannare la mente e la istintiva pigrizia.

Sfruttare l’effetto Zeigarnik è un ottimo modo per indurre il lavorare di più e portare a termine la lista di cose da fare. Ma cos’è esattamente l’effetto Zeigarnik?

La psicologa Bluma Zeigarnik (1900 – 1988) notò che i camerieri di un ristorante riuscivano a ricordare perfettamente gli ordini ancora non conclusi di un tavolo mentre non ricordavano nulla degli ordini conclusi.

Sostanzialmente, dopo aver compiuto dei test su un gruppo di pazienti, comprese che la mente tende a ricordare meglio le attività che sono state interrotte piuttosto che attività portate a conclusione.

Questo fenomeno risiede nel fatto che nel cervello, quando si inizia una attività, si crea una aspettativa (che probabilmente ha un fondamento nella ricerca della ricompensa dopaminica) che deve essere soddisfatta.

Nel momento in cui la ricompensa non arriva il desiderio di portare a compimento una azione diventa notevolmente più forte. Per questo anche tendiamo a ricordare meglio le attività e i compiti che bisogna concludere.

Questo significa che se si inizia una attività, senza concluderla, si sarà portati più facilmente a concluderla.

Detto in parole semplici: chi comincia è a metà dell'opera!

Sfruttare l’effetto Zeigarnik significa iniziare una attività, anche quando si avrebbero infinite scuse per rimandarla, nell’idea che così facendo saremo spronati ad affrontarla e concluderla definitivamente.