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Lo spazio vuoto come potenzialità: efficienza e creatività

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Lo spazio vuoto come potenzialità Lo spazio vuoto come potenzialità

Cosa rende piacevole un ambiente di lavoro?

Riuscire a lavorare in uno spazio prevalentemente vuoto, non sovraccarico di oggetti, luminoso e con spazio libero sul piano di lavoro permette di lasciare grande spazio al pensiero e alla creatività favorendo in definitiva la concentrazione. Questo è ancora più necessario per chi lavora al computer, che è un mezzo intrinsecamente già molto stimolante.

Il libero professionista che lavora in uno spazio personale e personalizzabile commette spesso l'errore di sovrapporre in una commistione confusa oggetti personali (foto di famiglia, bollette domestiche, ecc....) con il materiale e gli oggetti destinati alla propria professione. Inoltre coloro che hanno deciso di sfruttare le potenzialità delle tecnologie informatiche dovrebbero ridurre gli oggetti al minimo.

Gli oggetti occupano lo spazio fisico che è vitale e va liberato per sfruttare al meglio il suo potenziale in termini di sviluppi futuri. Lo spazio vuoto racchiude in sé infinite e creative possibilità.

Dal punto di vista fisico uno spazio pieno di oggetti è più “impegnativo”, la sua gestione richiede tempo: è necessario spolverare continuamente, spostare e riordinare continuamente gli oggetti. Per fare una cosa qualsiasi si finisce per dover spostare oggetti da uno scaffale all'altro, da un tavolo ad un cassetto in un ciclo senza fine.

Gli oggetti del passato invece rischiano di occupare anche lo spazio mentale e questo, come per lo spazio fisico, va liberato per dare spazio a nuove idee.

Gli oggetti portano con sé ricordi, veicolano simbologie a volte sgradite durante il lavoro.

Questo ha un effetto devastante sia sull’umore sia sulla concentrazione. E la prima cosa che serve è continuità produttiva. Quindi è bene fare scelte precise sul tipo, forma, colore degli oggetti di cui ci si circonda.

Gli oggetti personali, quelli ai quali è associata una elevata quantità di ricordi e di emozioni vanno riposti in un altro ambiente.

Lo spazio vuoto aiuta le capacità immaginative e creative lasciando la mente vagare nella fantasia, generando continuamente nuove idee.

Tuttavia anche se il computer viene utilizzato principalmente per l'inserimento dati, un ambiente lavorativo pulito, che lasci i suoi giusti spazi di vuoto vi permetterà di concentrarvi maggiormente sulle operazioni da svolgere.

Il vuoto serve per valorizzare ciò che già è presente nell'ambiente di lavoro.

Metodo: pochi oggetti nell'ambiente di lavoro

  • Nel portapenne non si dovrebbe avere più di 3-4 penne 1 paio di forbici, una gomma e 1 temperino.
  • Imparare a gettare quello che non vi serve ma soprattutto quello che non usate da mesi.
  • Nella cassettiera tenere la cancelleria e gli oggetti strettamente indispensabili: DVD masterizzabili, CD-ROM masterizzabili, qualche evidenziatore, un paio di buone pen-drive, carta per la stampante, buste da lettera, una spillatrice.
  • Nella libreria bisogna conservare solo i libri di immediato utilizzo. Se quei libri non li si consulta da più di sei mesi vuol dire che non servono. Bisogna trovarli un'altra collocazione. 

Mantenimento del vuoto nel proprio ambiente di lavoro

Nella vita quotidiana, nel corso delle giornate di lavoro è naturale accumulare sul tavolo un gran numero di oggetti e di fogli con appunti di ogni tipo. Gli oggetti si accumulano per forza di cose: una penna esaurita (perché non buttarla?), un Post-it con l'appunto di un numero di telefono (perché non inserirlo nella propria rubrica elettronica?) ... il numero di oggetti che si possono collezionare, raccogliere e accumulare sul tavolo sembrano infiniti.

Quando si andrà a pianificare il lavoro ci si dovrà ricordare di prendere in considerazione di fare regolare pulizia del tavolo. Buona norma sarebbe sbarazzarsi periodicamente di tutti quegli oggetti di cui non si ha realmente bisogno.

Metodo: fai spazio al vuoto

  • Mettere ordine sulla scrivania ogni mattina prima di mettersi al lavoro. Eliminare vecchi documenti, oggetti inutili, volantini pubblicitari e tutto ciò che non abbia alcuna utilità per il lavoro;
  • Pulire il piano di lavoro, il monitor e la tastiera. Non è solo una questione di igiene, è una questione estetica e di amor proprio;
  • Predisporre un cassetto dedicato per riporre tutti gli oggetti inutili che proprio non si riescono a buttare. Si troverà il momento giusto per buttare quello che non serve;
  • Usare un secondo cassetto per la cavetteria aggiuntiva e di soccorso utile per il vostro PC. Un cavo USB per collegare la fotocamera, una cavo di soccorso per collegare una stampante e le cuffie audio. Annodare i cavi prima che questi finiscano in qualche modo per attorcigliarsi gli uni con gli altri... succederà.

Uno strappo alla regola: usa i post-it

I Post-it, da tenere sul tavolo, sono intramontabili. Anche se sono stati già sostituiti dalla versione elettronica, i classici Post-it mantengono ancora tutta la disarmante efficacia.

Tenere un blocchetto di Post-it a portata di mano, in un cassetto o semplicemente sul proprio tavolo accanto al portapenne può essere molto utile.

Velocizza la raccolta degli appunti: di piccole idee o di semplici numeri telefonici.

Metodo: post-it per tanti usi...

  • Tenere a portata di mano i Post-it;
  • Bisogna usarli senza timore, con il tempo si passerà alla versione elettronica, è una questione di abitudine;
  • Trasferire periodicamente le informazioni raccolte sul computer e buttarli;
  • Non lasciare che i Post-it sommergano l’ambiente lavorativo;
  • Usarli per contrassegnare delle pagine interessanti all'interno dei libri di consultazione:
  • Se si fa largo uso di Post-it si può cercare di utilizzare una lavagna dove incollarli tutti insieme; non è il metodo migliore ma può tornare utile.