Il momento dell'archiviazione può ripetersi numerose volte durante l’esecuzione di un progetto di lavoro.

Il problema chiave dell'archiviazione è trovare la sistemazione corretta e l'ordinamento che rispecchi il più possibile la struttura del progetto.

Il Desktop

Prima di tutto non è positivo salvare i file sul desktop, si finirebbe per riempire la superficie del desktop e non trovare più i documenti e i file che ci servono per lavorare.

Il desktop di fatto è solo una porzione di disco rigido all'interno dell’account utente. Un luogo–non luogo che serve ad identificare la superficie di lavoro del computer. E' un concetto talmente astratto che è perfino difficile spiegare dove si trovi. Quando si accende il computer e il sistema operativo è stato caricato si effettua l'accesso al proprio account e la prima schermata è quello che solitamente viene chiamato desktop. Quando viene aperto un programma idealmente questo si apre in un riquadro (finestra) che si sovrappone al desktop. In realtà questo non ha senso poiché il desktop è anche una cartella dell'albero delle cartelle. Senza però entrare nello specifico e nel tecnico, quello che interessa è sapere che il desktop si trova nelle cartelle personali dell'utente e che in questa cartella particolare è possibile salvare documenti. Ogni volta che si posa provvisoriamente un documento su questa cartella il desktop deve mostrare a monitor la sua icona corrispondente. E' un lavoro per la CPU oltre che per la memoria RAM.

In conclusione avere un desktop pulito è meglio.

Sconsigliato anche salvare i file nelle cartelle del disco rigido primario sul quale gira il sistema operativo. Una delle cose utili da fare è procurarsi un disco rigido esterno sul quale salvare i propri documenti personali mentre si può usare il disco rigido primario per installare solo ed unicamente i programmi con i quali si intende lavorare.

Può essere utile dividere un disco rigido esterno in tante aree, scatole (partizioni) quante sono i gruppi tematici delle attività (es. il gruppo dei file personali, il gruppo dei file di lavoro). Un altro modo è quello di avere un disco rigido diviso in partizioni per ogni singolo membro di una famiglia. E' il caso in cui tutti membri di una famiglia utilizzano lo stesso computer.

All'interno di queste partizioni si può suddividere lo spazio nel modo che si preferisce, per esempio aprire una nuova cartella per ogni tema lavorativo.

Come organizzare i file archiviati

Un semplice esempio di come un giornalista freelance potrebbe organizzare i propri articoli:

LABORATORIO GIORNALISTICO

• ARTICOLI - 2010
  • ARTICOLO 1
    • File di testo
    • Reportage fotografico
    • Fonti
  • ARTICOLO 2
    • File di testo
    • Reportage fotografico
    • [...]

AMMINISTRAZIONE LIBERA PROFESSIONE

• PREVENTIVI OUT
• PREVENTIVI IN
• FATTURE AVERE
  • ANNO 2010
    • Fattura 1
    • Fattura 2
  • ANNO 2011
    • Fattura 1
    • [...]
• FATTURE DARE
  • ANNO 2010
  • ANNO 2011
  • [...]

Si potrebbe continuare all'infinito. Sembra un esempio banale e una classificazione scontata, in realtà mantenere aggiornato ed ordinato un archivio di questo genere non è una cosa così immediata.

Ovviamente la catalogazione delle informazioni non deve rispettare un ordine universalmente riconosciuto; ci si trova nell'era del “pensiero debole” e i computer sono “personal” per definizione, ognuno ha il sacrosanto di diritto di organizzare il proprio lavoro nel modo preferito purché (e qui voglio insistere) per ritrovare le informazioni il criterio di sistemazione e classificazione funzioni correttamente e faciliti il realmente il lavoro. Il modo in cui si organizzano le informazioni deve avere i suoi risvolti pratici ovvero: far risparmiare tempo; spazio sul disco; impedire di perdere i file.

Il criterio dell'ordine deve essere assolutamente rigoroso, da questo punto di vista non ci sono altre scelte, è necessario attenersi ad un sistema di classificazione il più preciso possibile.

Impostare un lavoro di questo genere implica prima di tutto che si abbia la possibilità di chiarire nel dettaglio gli obiettivi ma anche le competenze.

Dividere il lavoro in cartelle organizzate è il primo passo concreto per fare ordine e creare una mappa mentale della conoscenza.

E' un lavoro che inizia... ma che in verità non ha mai fine. Si continua tutta la vita a mettere ordine nella conoscenza nonché, chiaramente, nel lavoro.

L'attività di suddivisione in cartelle, l'archiviazione dei file è quindi un'altra delle attività periodiche che vanno pianificate nel calendario di lavoro.